MARKTINFOsystem™ - Warum Informationsmanagement? | Verdeckten Verschwendung von Arbeitszeit

MARKTINFOsystem™ v4 - professional edition
Informationsmanagement einfach - schnell - effektiv

Warum Informationsmanagement - 
Verdeckten Verschwendung von Arbeitszeit

Dazu ein Beispiel vorweg...

Stellen Sie sich vor ein Mitarbeiter benötigt eine bestimme Information, z.B. für ein Projekt oder über einen Kunden.

Er weiß zunächst nicht, wo er danach suchen soll, da das Unternehmen keine gemeinsame "Informationszentrale" führt. 

Er probiert einige Minuten die Information auf eigene Faust im Internet zu recherchieren. Ohne Erfolg.

Nächster Versuch: Jetzt vermutet er, einige Kollegen könnten es wissen. Er kontaktiert sie (sagen wir 10 Personen) zuerst erfolglos per Telefon, danach per Email.

Nehmen wir an die Telefonate und das Schreiben des Emails dauert in Summe weitere 15 Minuten.

Das Email wird in den nächsten Stunden von allen Adressaten gelesen. Die Empfänger sind per se nicht an dem eigentlichen Vorgang beteiligt, der die Frage nach der gesuchten Information ursprünglich verursacht hat.  Durch den Erhalt der Email ist somit noch nicht gewährleistet, daß Sender und Empfänger "vom Gleichen" reden.

• Alle Kontaktpersonen lesen also die Email.
• Die meisten werden sich zumindest kurz mit der Frage auseinander setzten.
• Einige werden auf das Email in irgend einer Form antworten.
• Aber nur einige wenige können die gesuchte Information tatsächlich liefern. 

Der Arbeitsaufwand für jeden Empfänger wird im Schnitt jeweils an die 5 Minuten dauern.

Der Fragesteller wartet jetzt undefiniert lange auf die Antworten.

Solange aber nicht alle reagiert haben, kann er nicht sicher sein ob noch Emails (unter Umständen mit DER richtigen Antwort) unterwegs sind und wartet weiter.

Der Fragesteller hat letztendlich bis zum nächsten Tag einige wenige Emails erhalten.

Jetzt muß er die Antworten verdichten um letztendlich die gesuchte Information zu erhalten.

Das soll nochmals 15 Minuten dauern.

Ergebnis des Beispiels

• Zehn Mitarbeiter wurden involviert.
• Mehr als eineinhalb Stunden Nettoarbeitszeit wurden unternehmensweit aufgewendet.
• Der Prozess dauerte einen ganzen Tag bis zum Abschluß.

Die Antwort hätte aber bereits in wenigen Minuten gefunden werden können, wenn...

Diese Arbeitsweise ist für nahezu alle Unternehmen de facto üblich. Die Menge solcher "Nachfragen" und damit der Verlust an Nettoarbeitszeit steigt je nach Anzahl an Mitarbeitern eines Unternehmens exponentiell an.

Interessant ist, daß sich nur wenige Unternehmen dieses Verlustes bewußt sind.

Lösung

Wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens alle benötigten Informationen

• schnell
• orts- und zeitunabhängig
• in einem zentralen Informationspool

abrufen können, dauert dieser Vorgang maximal 5 Minuten.

Allein für dieses Beispiel im Rahmen der verdeckten Verschwendung von Arbeitszeit lohnt sich bereits der Einsatz eines Informationsmanagementsystems.

Worst Case Scenario

Stellen Sie sich abschließend vor, der Mitarbeiter, der die Information wüßte, ist aus dem Unternehmen ausgeschieden und hat seine Infos nirgendwo dokumentiert hinterlegt...